1. 인사총무의 이해
1) 인사의 정의
人事 / Personnel affairs, Human resources(HR) affairs
인사란 기업에서 종업원을 관리하는 직무를 뜻한다. 조직에 필요한 인원을 확보하여 적절한 자리에 배치하고 보충하는 일도 포함된다. 한 조직의 운영을 위해서는 이에 필요한 여러 종류의 직책이 있기 때문에 조직의 목표가 효율적으로 이루어지기 위해서는 직무 분석(職務分析)을 통한 인원의 적절한 구성 및 배치와 활용이 요구된다.
2) 인사관리의 중요성
(1) 인적자원관리
조직의 목표 달성을 위해 미래의 인적자원 수요 예측을 바탕으로 하여 인적자원을 확보, 개발, 유지, 평가, 보상을 하는 일련의 업무를 의미한다. 구성원들이 조직의 목적(경제적 효율성)과 그들의 능력에 맞게 활용되고 그에 걸맞은 물리적, 심리적 보상과 함께 실질적으로 조직의 구성원들의 발탁, 개발 그리고 활용의 문제뿐만 아니라 구성원들의 조직과의 관계 및 능률을 다루기도 한다.(2) 인적자원의 중요성
21세기의 현대 기업 및 조직들은 끊임없이 새로운 경쟁 우위와 강점, 가치를 지속적으로 남보다 먼저 만들어야 하는 창조, 혁신, 속도의 시대에 서 있다. 이러한 경영 환경에 능동적으로 대처하고 조직의 지속적인 성장과 경쟁 우위를 확보하기 위한 의사결정의 전략적 대안으로써 인적자원에 대한 중요성이 더욱 커지게 되었다.3) 경영학에서의 인사관리
(1) 경영학
경영학(經營學, business administration)은 중세 가내수공업인 길드 경제시대를 지나 1760년대 영국과 서유럽을 중심으로 산업혁명이 성공하고 새로운 형태의 산업 경제가 생겨나면서부터 시작된 학문이다. 특히 경제성의 원칙을 기반으로 한 경영의 효율성(efficiency)이 강조되면서 경영학은 모든 자유경제의 바이블이 되고 있다. 경영학은 산업구조가 복잡해지고 수많은 기업들이 탄생하고 경쟁이 치열해지면서 실제 회사 경영에 필요로 하는 지식의 체계화와 이에 따른 전달을 위하여 경제학(經濟學, economics)에서 독립한 학문이다.
(2) 경영학의 구성
현대 전략분야의 아버지라고 불리며 The Monitor Group의 공동창립자이기도 한 마이클 포터(Michael Eugene Porter) 교수는 마스터피스(걸작)로 분류되는 저서 『경쟁우위(Competitive Advantage)』(1985)에서 가치사슬 접근(value-chain approach)을 제시하였다. 마이클 포터의 가치사슬에 따르자면, 모든 조직에서 수행되는 활동은 운영(본원적)활동(primary activity)과 지원활동(supporting activity)으로 나뉜다.● 지원활동(supporting activity)
기업의 기반구조는 인적자원관리, 기술 개발, 구매 조달 프로세스 등에 의해 골고루 지원된다. 지원활동은 모든 운영(본원적) 활동을 지원할 뿐만 아니라 지원활동 간에도 서로 지원한다.● 운영(본원적)활동(primary activity)
내적유통, 생산활동, 외적유통, 영업활동, 사전/사후 서비스가 포함되며 활동은 순차적인 흐름으로 연결되어 있고, 모든 활동의 결과 축적된 가치는 기업의 이익을 형성한다.4) 총무의 사전적 정의
총무(總務) : 어떤 기관이나 단체의 전체적이며 일반적인 사무, 또는 그 일을 맡아보는 사람 (표준국어대사전)
총무의 직무적 정의는 조직의 경영 목표를 달성하기 위하여 임직원에 대한 윤리경영, 사회공헌활동, 원활한 업무 지원 및 사무관리, 대ㆍ내외적인 회사의 품격 유지를 위한 제반 업무를 수행하는 일을 의미한다.5) 인사총무 업무란 무엇인가
기업의 본사 규모가 작을수록 인사총무로 존재하며, 점점 과업이 커지면 각각 부서화가 되어 독립을 시키는 형태로 구성한다. 사업을 시작하는 최초의 부서이며, 회사의 A부터 Z까지 모든 것을 담당하는 인사총무는 기업의 업종 형태에 따라 핵심 업무가 달라진다.2. 인사총무 업무 1
1) 핵심 업무
● 인력관리(HRM, HRD 등)2) 요구되는 직무 역량
● 부서별 업무를 이해하고, 이를 통해 회사의 흐름을 읽고 이에 걸맞는 조치를 할 수 있는 통찰력과 멀티태스킹(다중처리능력) 능력3. 인사총무 업무 2
1) 업무 빈도에 따른 주요 업무의 이해
● 사업계획 수립
조직의 목표 달성에 필요한 총무 업무를 원활히 수행하기 위하여 대·내외적 환경을 분석하고, 전략과제 설정 및 예산 운영을 계획하는 능력이다.● 윤리경영 추진
조직을 둘러싼 이해관계자와의 신뢰, 경영 원칙에 의한 업무 수행 등을 통해 미션의 달성과 사회적 책임을 이행하기 위하여 전략과제를 설정·운영·평가하고 계획하는 것이다.● 급여 및 근태관리
급여관리는 근로자가 근로계약을 체결할 당시 약정된 급여를 기준으로 하며, 4대보험 및 소득세 등을 고려하여 적정한 최종 급여가 지급될 수 있도록 처리하는 중요한 업무이다. 근태관리는 근로자가 정상적으로 출퇴근을 하였는지, 지각이나 조퇴, 결근 등의 사유가 발생한 것은 없는지 데이터나 서류로 관리해야 하며, 근로자의 근로 연수에 따라 연차를 관리하고 이를 근로자에게 알려주는 것도 중요하다.● 4대보험 관리(법정 복리후생)
인사 파트만의 특화된 복리후생 지원이 있다면 바로 4대보험에 관련된 내용이 있다. 많은 근로자들은 4대보험을 내 월급을 떼어 가는 세금 정도로 생각하는 경향이 있는데, 내용을 천천히 뜯어보면 그저 세금에 불과한 것이 아니라는 것을 알 수 있다. 4대보험에 대한 정확한 설명과 더불어, 4대보험의 혜택이 잘 적용될 수 있도록 신고하는 것이 인사 파트가 가장 중요하게 처리해야 할 법정사항의 복리후생이다.● 연말정산
기업의 연말정산은 회계에서 담당하고, 각 근로자의 연말정산은 인사에서 지원한다. 근로자의 경우 연말정산에 대해 자세히 공부를 하는 것이 아닌 이상 직접 진행하기가 어렵기 때문에, 인사 파트에서 필요한 서류를 제출받아 대행하여 계산 및 신고하고 있다. 연말 정산의 결과에 따라 추가로 환급금을 지급하거나, 추후 월급에서 마이너스 환급금을 제하고 급여를 지급한다.● 문서관리와 업무 지원
문서관리 규정에 따라 문서의 수발신, 분류, 보관, 보존, 폐기, 우편물 관리, 사무인수인계 등의 업무를 수행하는 것이다. 또한 업무상 발생되는 인장, 출장, 당직, 법인등기, 법인인감 증명서 등 제증명(諸證明, 여러 증명서) 관련 요청사항을 적시에 지원헌다.● 의전
의전관리란 조직의 행사를 효율적으로 운용 및 관리하는 것이라고 할 수 있는데, 의전관리는 그 대상이 최고관리자, 최고경영자인지, 아니면 그 이외의 조직원인지에 따라서 성격이 달라진다.● 행사지원관리
조직에서 시행하는 행사의 목적을 반영하여 계획 수립, 운영, 사후관리의 업무를 수행하는 것이다.● 교육 관리
근로자에 대한 교육 일체를 말한다. 우선 법정 의무교육으로 구분되는 성희롱 예방교육, 산업안전보건교육, 개인정보보호 교육 등 5인 이상의 사업장이라면 반드시 진행해야 할 교육들의 진행을 담당한다. 또한 근로자 역량 강화를 위한 교육도 포함하는데 보통 직무 교육이라고도 부르며, 업무의 수행 능력에 직접적으로 도움이 되는 이론 또는 실무를 연습하는 교육들을 진행한다.● 조직문화 관리
조직의 비전과 목표를 조직 구성원들이 공유하기 위하여 조직문화의 분석과 실행방안을 수립하고 실행하는 것이다.● 복리후생
후생관리란 조직의 후생. 곧, 조직원의 복리후생(福利厚生)을 운용 및 관리하는 것으로 볼 수 있다. 법정사항에는 ‘휴가와 휴직’, ‘건강보험’, ‘산재보험’, ‘고용보험’, ‘국민연금’이 있고, 법정사항이 아닌 부분은 ‘식사와 간식의 제공’, ‘여가생활 및 동호회의 지원’, ‘통근수단의 제공’, ‘금융지원(저리대출[低利貸出])’, ‘조직원의 경조사 지원’, ‘기숙사 제공’, ‘조직원의 건강검진 제공’, ‘성과급의 제공’ 등이 있다.● 자산관리
자산관리란 조직이 갖고 있는 자산(특히, 물적자원)을 효율적으로 관리 및 운용하는 것이라고 할 수 있다. 자산에는 크게 부동산과 동산이 있는데, 부동산은 조직이 소유하는 건물, 토지를 의미하며, 동산은 조직이 소유하는 자동차, 선박, 항공기를 비롯하여 사무비품도 이에 해당한다고 볼 수 있다.● 사무환경 관리
사무환경 관리는 사무원의 건강보호와 사무능률의 향상을 위한 쾌적한 사무환경 조성에 필요한 여러 요소를 관리하는 것이다. 사무원이 쾌적한 환경에 근무함으로써 사무 능률을 최대한 발휘할 수 있도록 적절한 작업 환경을 정비하고 유지하는 것이 중요하다.● 채용, 퇴직관리
기업이 아무리 좋은 아이템과 프로젝트를 가지고 있다고 하더라도 실제로 업무를 수행하는 인원이 없다면 시작조차 할 수 없기 때문에 인력을 채용하고 관리하는 것은 무엇보다 중요하다고 할 수 있다. 또한 개인 또는 회사의 사정으로 퇴직을 해야 할 경우, 그동안의 노력을 인정하고 잘 마무리하는 것 역시 중요하다.● 면접관리
채용 및 선발은 조직이 필요로 하는 인적자원을 정확히 파악하여 그 규모를 결정하고, 채용의 방법을 결정하는 것을 의미한다. 선발의 방법에 있어서 일정한 기준을 설정하는데 서류심사, 면접시험, 신체검사, 직무수행능력 검정, 적성검사 등을 방법으로 사용한다.2) 인사총무 업무의 장점
회사에서 일어나는 모든 일을 알 수 있다. 또한 행정의 기본을 배울 수 있으며, 신입직원은 반드시 총무를 거쳐야 어떤 사업부서에 가더라도 모든 업무를 추진할 수 있는 기본기를 갖출 수 있다.3) 인사총무 업무의 단점
업무 자체가 반복적이고 지루할 수 있다. 또한 회사마다 정해진 관행에 맞춰 업무를 하다 보니 개선보다는 기존의 규칙을 준수하는 경향이 있다. 가장 힘든 것을 꼽자면 추진력을 바탕으로 사내 정책을 만들고 전 직원에게 전달하여 이해할 수 있게 하는 작업을 들 수 있다.